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采購管理制度范本

采購合同范本

第一章 總則

第一條 為了規范公司的物資采購業務,制定詢價、議價流程,降低物資采購成本,確保公司各項物資供應,加強公司物資采購的監督管理,特制定本制度。

第二條 本制度是公司物資采購管理行為的基本規范。

第三條 公司的采購部門或采購人員應當根據市場信息做到比質、比價采購,貨比三家,同等材料質優、價廉、服務好者中標。

第二章 采購流程

第四條 請購的提出

1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數量、請購前置期等要求,每月25日前開立下月的所需物料《請購單》,包括已有銷售合同訂單的生產用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等;

2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開立《請購單》;

3、《請購單》應注明物料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項,經權責主管審核,并依請購核準權限送呈相關人員批準;

4、《請購單》一聯自存,二聯送交采購部,三聯交財務部;

5、交期相同的同屬一個供應廠商之物料,請購部門應填具在同一份《請購單》內;

6、緊急請購時,請購部門應于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。

第五條 請購核準權限

1、生產所需原材料單筆請購金額預估在人民幣10萬元以下者,由生產副總核準,超過此數額的,由總經理核準;

2、車間需購買的機修配件、零件,價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部,價值在1000-20000元的由車間主任上報生產副總簽字確認后報生管部,由生管部匯總后報采購部;價值在20000元以上的由工程部統計、生產副總確認后上報總經理簽字后方可送采購部。

3、常用辦公用品及物業所需物品請購,由辦公室填報《請購單》,辦公室主任批準,空調、熱水器、高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經理核準。

第六條 請購的撤消

1、已開具《請購單》,并經核準后因各種原因需撤消請購時,由請購部門以書面方式呈原核準人,并轉送采購部,必要時應先口頭知會采購部。

2、采購部門接獲通知后,立即停止采購。

3、如遇特殊情況未能及時停止采購時,采購部應商原請購部門并妥善處理善后事宜。

第七條 采購方式

根據本公司實際情況,公司物料采購采用以下三種方式:

1、集中采購公司通用性大宗物料(水泥),以集中采購較為有利,依定時或定量之計劃進行采購;

2、合約采購公司經常使用之物料(承、插口板、卷鋼板、預應力鋼絲、線材等),采購部應事先選擇供應商,確定供應價格及交易條件,辦理合約采購,依定時或定量之方式進行采購;

3、一般采購除1、2以外之零星物料,采用隨需求而采購之方式。

第八條 詢價、議價

1、采購部采購人員接獲核準后之《請購單》,除集中采購方式外,應選擇至少三家列入公司《合格供應商名錄》內的供應商作為詢價對象;

2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況,不受前條所限;

3、如向特約供應商采購時,應附其報價明細表,如特約供應商有兩家以上,則應向其同時索要報價明細表;

4、選擇詢價或采購的對象,應依照直接生產廠商、代理商、經銷商之順序選擇;

5、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時,采購人員應商請購部門確認;

6、專業材料、用品或項目,采購部應會同使用部門共同詢價與議價;

7、詢價后,如有必要,采購部應至少選擇兩家以上供應商進行交互議價;議價應注意品質、交期、服務兼顧。

第九條 議價原則

遇以下狀況時,采購部應及時與供應商議價:

1、市場價格下跌或有下跌趨勢時;

2、采購頻率明顯增加時;

3、本次采購數量大于前次時;

4、本次報價偏高時;

5、有同樣品質、服務之供應商提供更低價格時;

6、其他有利于公司條件時

第十條 定價核準

1、采購人員詢價、議價完成后,填寫《采購詢價、議價單》(對內使用),隨附各供應商回傳的《采購詢價單》(對外使用),必要時附上書面說明,呈采購部經理審核;采購部經理審核時,認為需要再進一步議價時,退回采購人員重新議價,或由經理親自與供應商議價。

2、單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單,價格由采購部經理核準,確定供應商;超過1萬元的采購訂單,其價格提交總經理核準后確定供應商。

3、采用集中采購方式采購的供應商確定,必須呈送總經理核準。

第十一條 訂購作業

1、采購人員接獲經核準之供應商后,應以本公司出具《購銷合同》,或供貨商出具《購銷合同》形式向供應商訂購物料,并以傳真形式簽字確認。

2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形,采購人員應于《購銷合同》上明確注明。

3、采購人員應控制物料訂購交期,及時向供應商跟催交貨進度。

第十二條 驗收與付款

1、依相關檢驗與入庫規定進行驗收工作。

2、依財務管理規定,辦理供應商付款工作。第三章 采購物品之品質管理

第十三條 采購品質文件資料要求

物料訂購前,本公司應提供下列文件資料,或在《購銷合同》、采購合約內予以明確規定:

1、訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。

2、產品技術精度、等級要求。

3、各種檢驗規范、標準或適用規格。

4、所需之產品認證要求或工廠品質管理體系認證要求。

第十四條 合格供應商之選擇

物料采購,除經總經理特準外,均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件:

1、經本公司供應商調查,列入《合格供應商名錄》內的供應商。

2、提供的樣品經本公司確認合格。

3、類似物料以往采購之良好記錄。

第十五條 品質保證之協定

物料采購,應由供應商承負品質保證之責任,并在訂購前明確,本公司要求供應商承諾下列品質保證:

1、供應商品質管理體系需符合本公司指定之品質保證系統、如ISO9000等。

2、供應商應保證產品制造過程的必要控制與檢測。

3、供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。

4、接受本公司必要之供應商調查。

5、保證對提供的產品在使用或銷售中發生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。

第十六條 進貨驗收之規定

供應商提供之物料,必須經過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關驗收工作,主要包括下列幾項:

1、品質檢驗品管部依進料檢驗規定進行抽樣檢驗,以確定交貨品質是否符合品質要求。

2、處理短損根據點收、檢驗結果,對發生短損的,予以更正數量,必要時向供應商索賠;

3、退還不合格品對檢驗不合格之物料,退供應商進行必要處理,由此造成的損失,向供應商進行索賠;

第十七條 品質糾紛處理

有關采購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下:

1、處臵依據以雙方事先約定之品質標準作為處臵依據,并于《購銷合同》上詳細說明,其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的,原則上以本公司之要求為依據。

2、采購物料退貨與索賠

(1)擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后,通知采購部。

(2)采購部經辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。

(3)現貨供應之退貨,要求供應商更換合格之物料。

(4)訂制品之退貨,原則上要求供應商重做或修改至合格為止。

(5)確屬無法修復或供應商技術能力不足時,可取消訂單,另覓供應商。

(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

(7)雙方事前沒有明確訂購合約時,以實際造成本公司之損失向供應商索賠。

3、其它索賠規定

(1)供應商原因造成之交貨延遲,以實際造成本公司之損失向供應商索賠。

(2)破損短少情形,由供應商補足合格物料,若由此造成本公司之損失,依實際發生狀況索賠。

(3)因供應商原因導致物料在使用或銷售中發現不良,造成本公司之損失,依實際發生狀況索賠。

(4)其他原因導致本公司之損失,依實際損失向供應商索賠。

第四章 采購交期管理

第十八條 采購交期管理是采購的重點之一,確保交期的目的,是必要的時間,提供生產所必需的物料,以保障生產并達成合理生產成本之目標。

第十九條 依供應商評鑒辦法進行考核,將交期的考核列為重要項目之一,以督促供應商提高交期達成率。

第二十條 對托收到而貨未到,或貨到發票未到,應及時通知經辦人,盡快查實情況。

第五章 付款方式

第二十一條 付款方式

1、由采購部根據《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進料驗收單、《入庫單》,向財務部請款。

2、財務部依合同規定之給付方式,與廠商結款,特殊情況需經總經理批準。

第六章 采購人員工作職責

第二十二條 對短缺物資,采購員要征求使用單位意見,在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品,否則,出現后果由采購員負直接責任。

第二十三條 采購人員必須按采購作業規范運作,對不按計劃要求及質量要求采購,造成的超儲積壓,損失均由采購人員承擔經濟責任。

第二十四條 對采購員未能及時完成采購任務時,應及早報告部門主管說明原因,提出相應意見方案,采購部應及時與請購部門溝通,擬定補救辦法和處理對策,特別重大事項,應匯報總經理。

第二十五條 物資采購人員必須牢固樹立企業主人翁思想,盡職盡責,堅持原則,秉公辦事,切實維護公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優化、采購效率的最快化。

第二十六條 采購人員必須遵守公司規章制度,按照規定的程序和標準采購,任何人不得私自訂購和盲目進貨。

第二十七條 采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。

第二十八條 采購人員必須樹立服務意識,急生產經營所急,想生產經營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。

第二十九條 為掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息,如價格行情等,采購人員必須經常自覺學習業務知識,提高業務工作的能力,以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。

第三十條 售后服務:對于采購物資,采購部在簽訂購買合同時,要明確服務約定。

1、采購物資在投用前需廠家進行現場指導的,由采購部負責聯系。

2、對于在使用過程中(保質期內、正常使用條件下)出現的質量問題,由采購部在規定時間內協調解決。

第七章 附則

第三十一條 本制度由綜合辦公室負責解釋。

第三十二條 本制度自總經理辦公會議通過之日起實施。

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